BAİBU’ de tam zamanlı konumda çalışan Dr. Öğretim üyeleri, Doçent, Profesör kadrolarındaki öğretim üyeleri ile doktora, tıpta uzmanlık ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış araştırmacılar proje yapabilirler.
BAP otomasyon sistemi üzerinden yapılan proje başvurularını değerlendirme ve kabul süreçleri; 1- Ön inceleme: Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü tarafından proje başvuruları ön incelemeye tabi tutulur. Ön incemede eksik ve hata tespit edilirse proje hazırlayan kişiye sistem üzerinden gerekçleriyle birlikte düzelmele yapılmak üzere proje iade edilir. Ön incelemede uygun bulunan proje önerileri işleme alınarak Raportör inceleme aşamasına geçer. 2-Raportör incelmesi: Ön incelemeden geçen proje önerilerine BAP Komisyon üyelerinden bir raportör seçilerek proje önerisinin BAP yönergesine uygunluğu açısından incelenmek üzere sistem üzerinde proje önerisi raportöre gönderilir. Raportör projeyi inceleyerek raporunu sistem üzerinden BAP Koordinatörlüğüne gönderir. Yönergeye uygun bulana projeler Hakem incelemesi aşamasına alınır. Yönergeye uygun bulunmayan proje önerileri gerekli düzeltmelerin yapılması için gerekçeleriyle birlikte proje önerisini hazırlayan akademisyene iade edilir. 3-Hakem incelemesi: Raportör tarafından BAP Yöneregesine uygun bulunan projeler bilimsel inceleme için 1 adet hakeme sistem üzerinden gönderilir. Hakemler projeyi bilimsel yönden inceleyerek BAP Komisyon Başkanlığına proje ile ilgili görüşlerini ve projeye vermiş olduğu değerlendirme puanını içeren raporunu BAP otomasyon sistemi üzerinden göndermek suretiyle incelemeyi tamamlar. 4-Proje önerisinin BAP Komisyonunda görüşülmesi: Proje önerisi hakem değerlendirme raporlarıyla birlikte BAP komisyonunda incelenir. Proje önerisinin desteklenip desteklenmeyeceğini, desteklendi ise hangi bütçe ve ne kadarlık bir proje süresi ile destekleneceğini karar verilir.
BAP Komisyonunda desteklenmesine karar verilen projelerin yürütücüleri ile Komisyon başkanı arasında proje sözleşmesi imzalanarak proje başlatılır. Proje ekibi tarafından proje çalışmalarına başlanır. Projede öngörülen malzemelerin alınması için übys modülü üzerinden başvuru yapılır.
Proje yürütücüsü, übys modülü üzerinde proje başvurusunda bulunabilir.
Sözleşme Dosyası, Etik Kurul İzin Belgesi (gerekli olan projeler için), Proforma Faturalar veya Teklif mektupları, Teknik Şartname Dosyası, Proje Türüne Özel Belgeler.
Başvurunuz 1 raportör ve 1 hakem tarafından görüş belirtilerek komisyon gündemine alınarak toplantıda görüşülür. Komisyon tarafından uygun görülürse, sözleşme yürütücü hoca ve Komisyon başkanı tarafından imzalanıp übys sistemine yüklenerek projeniz başlatılmış olur. Bu aşamadan sonra satın alma talebinde bulunabilirsiniz.
Projede araştırmacı olarak görev alabilecek olan öğrenci sayısı belirtilen koşulları sağlamak şartıyla en fazla altı kişi olabilir. Bir öğrenci bir kez ve sadece bir öğrenci projesinde görev alabilir.
Uygun gerekçe belirtilerek proje bütçesinin en fazla yüzde 20 si kadar ek bütçe talep edilebilir.
Eğer projede alınmamış malzeme ya da hizmet var ise ancak bütçeniz yetersiz ise übys modülü üzerinden Talepler / ‘’Ek bütçe (Varolan malzeme)’’ kısmından başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurunuz komisyon tarafından kabul edildiğinde onaylanacaktır. Bu işlem sonrasında satın alma talebinde bulunabilirsiniz.
Eğer projede daha önce belirtmediğiniz, projede yer almayan malzeme ya da hizmet için bütçeniz yetersiz ise übys modülü üzerinden Talepler / ‘’Ek bütçe (Yeni malzeme)’’ kısmından başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurunuz komisyon tarafından kabul edildiğinde onaylanacaktır. Bu işlem sonrasında satın alma talebinde bulunabilirsiniz.
Projede başvurusunda belirttiğiniz malzeme ve hizmetlerin hepsi alınmış olup başka malzeme ya da hizmet ihtiyacınız oluşmuş ise, bütçeniz de yeterliyse; übys modülü üzerinden Talepler / ‘Kalemler arası (Yeni malzeme)’’ kısmından başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurunuz komisyon tarafından kabul edildiğinde onaylanacaktır. Bu işlem sonrasında satın alma talebinde bulunabilirsiniz.
Projede başvurusunda belirttiğiniz malzeme ve hizmet bütçe kalemleri arasında aktarım yaparak satın alabilmek için; übys modülü üzerinden Talepler / ‘Kalemler arası (Varolan malzeme)’’ kısmından başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurunuz uygun bulunduğunda Bap tarafından aktarım yapılacaktır.. Bu işlem sonrasında satın alma talebinde bulunabilirsiniz.
Talepler kısmından gerekçe belirtilerek proje dondurma talep edilebilir. Komisyon gündeminde görüşülerek kabul edilirse proje dondurulur.
Übys de talepler kısmından gerekçe belirtilerek yürütücü ya da proje ekibinde değişiklik talep edilebilir. Komisyon gündeminde görüşülerek kabul edilirse değişiklik yapılır.
Projede belirtilen süre içerisinde bitemeyecek ise, ‘’ Talepler / Ek süre’’ kısmından başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurunuz komisyon tarafından kabul edildiğinde onaylanacaktır. Bu işlem sonrasında otomatik olarak süre uzatımı olacaktır.
Proje yürütücüleri proje kapsamında yapılan çalışmaları içeren Gelişme Raporlarını 12 aylık dönemler halinde sisteme yüklemelidirler. Gelişme raporlarının sisteme zamanında yüklenmemesi halinde sistem tarafından otomatik olarak harcama faaliyetleri durdurulur. Süresi 12 ay ve daha az olan projelerden gelişme raporu istenmez. Proje bitiş tarihi itibariyle sonuç raporu verilmesi gerekmektedir. Projenin süresi 12 ay olup ek süre alınır ise gelişme raporu verilmesi gerekmektedir.
Gelişme raporları BAP Biriminin ön incelemesinden sonra projenin hakemine inceleme ve değerlendirme için gönderilebilir. Hakem değerlendirmesiyle birlikte gelişme raporları Komisyonda görüşülerek kabul, ret ya da düzeltme yapılması kararı verilir.
Gelişme raporları Komisyon tarafından kabul edilirse projenin devamına karar verilir. Komisyon tarafından yetersiz bulunan raporlar yürütücüye iade edilerek düzeltilmesi istenir. Yürütücü tarafından düzeltme yapılmaz ve Komisyon projenin gelişmesini yetersiz bulur ise projeyi askıya alabilir veya iptal edebilir. Proje gelişme raporunun, Komisyona kabul edilen bir mazeret gösterilmeden geciktirilmesi durumunda, rapor teslim edilinceye kadar proje yürütücüsünün yürütmekte olduğu tüm projelere ait işlemler ve proje harcamaları durdurulur.
12 ayın üzerinde sürecek projeler için 1 yılın bitiminde übys üzerindeki şablonu indirip (veya Bap ana sayfada formlar kısmında ulaşabilirsiniz) doldurularak sisteme yüklenebilir.
Proje süresinin bitiminden itibaren 3 ay içerisinde übys üzerindeki şablonu indirip (veya Bap ana sayfada formlar kısmında ulaşabilirsiniz) doldurularak sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Komisyon tarafından kabul edildiğinde onaylanacak ve projenin sonuçlanması uygun görülebilecektir. Proje sonuç raporunu süresi içinde sunmayan proje yürütücülerinin yürütmekte olduğu tüm projelere ait işlemler rapor teslim edilinceye kadar durdurulur. Yapılan uyarıya rağmen BAP Komisyonu tarafından kabul edilen bir mazeret bulunmaksızın bir ay içerisinde sonuç raporunun teslim edilmemesi durumunda proje çalışması iptal edilir. Projenin iptal edilmesi durumunda, proje kapsamında satın alınan ve kullanılabilir durumda olan tüm mal ve malzemeler diğer araştırmalara tahsis edilmek üzere geri alınır. Kullanılabilir durumda olmayan dayanıklı taşınırların ve kullanılmış tüketim malzemelerinin bedelleri ve iade edilemeyecek diğer harcamalar yasal faizi ile proje yürütücüsünden geri alınır. Bu kapsamda iptal edilen projelerin yürütücüleri BAP desteklerinden faydalandırılmaz.
Sonuç raporu yetersiz bulunan projeler için, proje yürütücülerinin talepte bulunması ve BAP Komisyonunun uygun bulması durumunda, bazı çalışmaların yeniden yapılabilmesi veya sonuç raporunun yeniden düzenlenmesi için ek süre ve ek bütçe verilebilir. Ancak, verilecek ek süre ile proje için kullanılmış önceki sürelerin toplamı otuz altı aydan fazla olamaz. Buna rağmen, sonuç raporu yetersiz (başarısız) bulunan proje yürütücüsüne herhangi bir türde yeni bir proje desteği verilmez.
Malzemeler talep formundaki gibi (miktar olarak fazla olmayacak) fatura edilmelidir.
Bap sayfamızın iletişim kısmına eklendiği üzere, aşağıda vergi numarası ve vergi dairesi belirtilmiştir.
Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesi Rektörlüğü
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Gölköy Yerleşkesi Merkez Bolu/TÜRKİYE
Bolu Vergi Dairesi 0010034402
İkinci Vergi Numarası 0010841268
